In het eerste deel van het interview met Pieter-Jan Van Der Burgt, office manager bij OTA Insights hadden we het al over hun gekke ballenbad en waarom ze daar juist voor hadden gekozen. Nu gaan we dieper in op hoe ze die cultuur net levendig blijven houden wanneer je grote internationale groei doorstaat.  

Hoe kom je tot zo’n hecht, close en vooral gemotiveerd team?

Ja, maar ook bij onboarding of hiring kijken we wel enorm naar de team fit. Dat is echt een essentieel sleutelstuk. Je mag nog zoveel diploma’s hebben of nog zo slim zijn of ervaring hebben als we voelen dat het niet zal werken in de groep, dat die persoon de sfeer niet ten goede komt, dan gaat het gewoon niet werken.

Ja, ik kan me wel inbeelden dat als je groeit dat ook alsmaar moeilijker wordt natuurlijk? En hoe hou je zo’n cultuur levendig als je groeit? Want zoiets organiseren voor een 10,20 personen is helemaal anders dan voor 100 mensen natuurlijk?

Ja, nu we opschalen en een groot bedrijf worden, ook internationaal, voelen we wel dat die cultuur onder druk staat. Maar langs de ene kant heb je mensen zoals ik, die ook een stuk worden aangenomen om de boel wat georganiseerder aan te pakken. Maar als puntje bij paaltje komt, moet het uit de groep zelf komen. Je kan daar zoveel pizza’s en chips zetten als je wilt, maar als niemand wil komen. Wij hebben het grote geluk. Dat is al van in het begin dat die echt een sfeer hebben van overeenkomen en voor elkaar zorg dragen. Maar het moet uit henzelf komen.

Dus als ik het goed begrijp, is de office experience ook een tool om mensen aan te trekken, maar verwacht je ook wel van de profielen die je aantrekt dat ze daar ook wel iets aan bijdragen?

Ja, maar gewoon door wie ze zijn. Ze moeten niet altijd actief deelnemen of niet iedereen kan een spring-in-’t-veld zijn. Je laat gewoon iedereen doen. Als ze iets willen organiseren, hebben wij bepaalde regels qua budget om de boel wat te regelen. Maar verder alle vrijheid.

We hebben niet zozeer een omgeving om mensen te lokken naar kantoor, maar wel een omgeving van als je naar kantoor komt, dat je onmiddellijk op je gemak bent. Dus wij gaan echt wel voor dat thuisgevoel. Je kan hier op je gemak komen werken met collega’s waarmee je een goede band hebt. Dat als je toch eens een dag naar hier komt, dat je tevreden bent dat je hier bent.

Dus echt een kantoor als safe space. Want je hoort zo vaak bij de thuiswerkcultuur van: “pff mijn baas vraagt om naar kantoor te komen.” maar hier bestaat die niet?

Pas op, voor COVID moesten wij ook bijna dagelijks naar kantoor komen. Maar dat was toen ook bij 95% van de bedrijven de regel. Maar COVID was een breekijzer op dat gebied. En nu is het: kijk in functie van je werk, bespreek het met je lead en als je onderling akkoord bent, doe maar.

Ja, en als je gemotiveerde mensen hebt dan werken zij sowieso hard, waar zij ook zijn op dat moment omdat ze dat gewoon graag doen en achter hetzelfde doel staan.

Als je het vertrouwen krijgt, dan geef je veel vertrouwen terug want dan wil je dat ook niet beschamen. Als je voelt dat jouw baas je vertrouwt dan zal je ook minder snel de neiging hebben om ‘foert’ te zeggen als je geen goesting hebt. Dat heerst hier niet.

Zo creëer je ook mensen die een uithangbord zijn voor je bedrijf en trek je natuurlijk weer andere mensen aan. Al die zaken, merk je dat ook bij retentie of ziekteverzuim?

Dat valt hier heel goed mee. Natuurlijk, als je ziek bent, ben je ziek. Als je een noodgeval hebt in je gezien of je hebt iets voor. We hebben ook een heel jong team dus er komen ook meer en meer kindjes aan te pas. Die flexibiliteit is er ook echt helemaal.

Dus eigenlijk de losse en goede vibes die het kantoor uitschijnt uit zich dan ook naar flexibiliteit of hoe dat de mensen worden behandeld.

Je krijgt hier gewoon - om het met een groot woord te zeggen, het ownership van je werk en tijd. Het werk moet gebeuren, maar of je nu om 6u30 begint en om 15 uur al weg bent of om 10u binnenkomt en hier tot 20 uur bent dat is volledig vrij. We zien het wel in de resultaten.

Maar dat moet ook want de lat ligt wel hoog. Ze wordt ook bewust hoog gelegd hier, op alle gebieden. Maar in een sfeer waar het geapprecieerd wordt.

Want werk anno 2023 is niet meer gewoon je job doen en je facturen kunnen betalen, maar is ook vooral deel zijn van iets. Merk je ook dat het hier een soort community wordt?

Ja, dat is een bende kameraden ondereen. Dat zijn collega’s en dat is werk, maar je voelt toch dat iedereen aan elkaar hangt. Die dragen echt zorg voor elkaar. We stimuleren dat ook. Als je detecteert dat er iets is, dan praat eens.

We zijn vorig weekend op teambuilding geweest met een groot kampvuur en met de bootjes in Gent. En ik zei tegen mijn baas: dit is geen bedrijf meer, het is een jeugdbeweging. Je moet gewoon zorgen dat ze hun suikerwafel en hun kampvuur hebben en ze zijn tevreden. Als ik over onze mensen spreek, zeg ik nooit mijn collega’s, maar ik praat echt over ‘mijn gasten.’ En mijn gasten moeten verwend worden.

Dus buiten werk doen jullie ook veel activiteiten?

Zondag zijn we nog de Fiertel gaan stappen met een aantal mensen. In augustus gaan we met een tiental mensen de dodentocht doen. Kan je eens naar een activiteit komen, goed! Dan stimuleren we dat. Maar hoe groter de groep, hoe meer mensen ziek zijn of voor hun kindjes moeten zorgen. Maar goed, dan is het de volgende keer hé.

Dus er zijn geen verplichtingen rond? Je kan zoiets ook niet forceren natuurlijk.

Nee, zeker niet. Je hebt ook collega’s die niet extravert zijn of daar minder nood aan hebben. Maar dat wil niet zeggen dat zij niets appreciëren dat er een snoepje ligt als ze toekomen of dat er iemand eens komt vragen hoe het is of ze toch eens afkomen. Maar iedereen op zijn eigen tempo.

Dus ook mensen die minder nood hebben aan dat sociale aspect en al die extra activiteiten, dat is perfect oké?

Hoe meer ze komen, hoe liever want dan zien we ‘onze gasten’. Maar als dat niet past, geen probleem. Het gaat ook nog altijd over je werk.

Je hoort misschien ook wel vaak bij andere bedrijven dat als je zo een paar keer niet kunt komen door omstandigheden of daar wat minder nood aan hebt, dat er wat frictie kan ontstaan.

Ik heb het al veel gezegd: we hebben hier een kantoor waar heel veel meningen zitten, maar waar heel weinig gejudged wordt.Het is eerder van : “ale, lang geleden dat die nog eens naar kantoor is gekomen.” Ze zijn nieuwsgierig, maar vooral ook bezorgd. Oordelen wordt hier ook totaal niet geapprecieerd als dat gebeurt.

Dat is mooi. Want ja, verschillende karakters, extravert en introvert, hebben verschillende noden.

Ik kan het je verzekeren, er zitten sterke karakters tussen.

"Algemeen moet je gewoon oprecht geven om je mensen. Als je intrinsiek iets hebt van 'dat is mijn personeel, die moeten werken punt' kan je één keer per jaar een pizzaparty geven, maar die zullen daar met een lang gezicht staan."

Heb je voor kantoren die niet zo bezig zijn met de inrichting van hun office of met office experience een raad?

Een goede office manager aannemen. Ik zal er algemeen en persoonlijk op antwoorden. Persoonlijk. toen ik hier begonnen was, bestond de functie nog niet. Dus ze wisten ook totaal nog niet goed welk profiel ze zochten. Achteraf zeggen zo ook: wat ons heel duidelijk geworden is doordat jij hier begonnen bent, is dat stel dat jij ooit vertrekt, we dan ook iemand moeten zoeken die echt die ziel erin legt en de community probeert te binden. Het is natuurlijk niet één persoon, maar toch iemand die dat zo wat probeert te onderhouden en oprecht is daarmee.

Maar algemeen moet je gewoon oprecht geven om je mensen. Als je intrinsiek iets hebt van: “dat is mijn personeel en ze moeten werken punt uit.” dan kan je één keer per jaar een pizzaparty geven, maar die zullen daar met een lang gezicht staan. Hier is het eerder: “Wanneer gaan we nog eens iets doen?” of “gaan we iets doen?” of “goh, deze week even niet want het was vorige week al best heftig.”

Onlangs had ik ook met een CEO gepraat en die zei dat zijn office manager niet rechtstreeks geld binnenbrengt, maar mocht die persoon hier niet zijn voor het team, zou hij zoveel andere problemen hebben die dan uiteindelijk wel een invloed hebben op de inkomsten natuurlijk.

Klopt, de engineers zijn bezig met het product, marketing en sales. Maar ik zeg het: office management kan per bedrijf verschillen. Hier draait het meer rond organisatie. Met het andere kantoor in Brussel en Londen probeer ik wat te helpen, maar dat is van op afstand.

Hoe pak je dat dan aan als je internationaliseert?

Je probeert je community op één lijn te houden. Je hebt je branding, dezelfde missie, teambuildings. De maandelijkse all hands call, wanneer iedereen van overal inbelt. Maar ook de bazen die bewust naar Singapore reizen, naar Londen, naar Denver om gewoon in contact te blijven met iedereen. Daar wordt heel bewust op ingezet.

Ik ben echt super grote fan van jullie aanpak. Ik denk dat die echt heel uitzonderlijk is, zeker voor een bedrijf van die orde ook.

Elke baas kan geld tegen iets smijten voor een designkantoor of een bepaald concept, maar het is je ziel, dat je het moet menen en dat het uit jezelf komt. Als je dat niet hebt, gaat het nooit lukken. Maar dit ben ik nog niet veel tegengekomen. Ik heb al gezien dat het niet overal zo.

Dat vind ik super mooi om af te sluiten. Je zit perfect op je plek in een heel mooi kantoor. Bedankt voor je tijd en we maken graag eens gebruik van het ballenbad!