Vooraanstaand technologiebedrijf HubSpot voorzien niet enkel duizenden bedrijven van een uitstekend CRM-systeem, maar ook hun eigen honderden medewerkers van een uitstekende office experience. Jo Jacobs, office manager, komt ons vertellen hoe ze in Dublin de strijd aan gaan in een war on talent met LinkedIn, Facebook én zelfs TikTok en over hun maandelijkse massages op kantoor.

‍

Je bent dus office manager bij HubSpot, kan je ons eens meenemen in een day in the life?

Ik ben eigenlijk gestart als office manager bij PieSync in 2017 en omdat PieSync een voor Hubspot interessante software heeft ontwikkeld, heeft Hubspot ons overgenomen, inclusief ik als office manager. Mijn rol is daarin niet zoveel veranderd. Ik bleef zorgen voor het kantoor, voor de mensen, zorgen dat er eten is en drinken. Ook zorgen dat we op tijd en stond eens dingen kunnen organiseren. Dat is mijn rol hier in Gent. Wat ik ook nog doe is contact met leveranciers en lokale officiële instanties.

Daarnaast ben ik ook deel van HubSpot Culture. Dat is een departement binnen HubSpot waar we met een team van een zestal wereldwijd ervoor zorgen dat de HubSpot cultuur levendig blijft binnen de lokale kantoren.

Lijkt me een heel variabele job, waarschijnlijk ziet geen enkele dag er hetzelfde uit. Jullie hoofdkantoor is in Dublin. Iedereen weet dat dat het epicentrum is voor grote techbedrijven zoals Google en Facebook. Hoe is die relatie met het kantoor hier in Gent?

Een goeie vraag! In Dublin is het zo dat HubSpot echt moet concurreren met die grote bedrijven. In Gent kent niet zoveel volk ons. Dus op vlak van concurrentie hebben wij daar geen last van. We plukken wel een beetje de vruchten van de cultuur in Dublin waar ze wel echt uit de kast moeten komen om mensen aan te trekken. Wij doen dat op een afgekookte manier - maar ik vind dat we heel erg ons best doen. In Dublin is er ongelofelijk veel: een dakterras, non-stop keuken, een kapper, mensen kunnen hun was meebrengen, .. Ze werken daar ook met meer dan duizend werknemers - dat is een groot verschil. Wij werken met een goeie 34 werknemers op dit ogenblik. Waarvan - dat is wel een groot verschil - procentueel wij in Gent met de grootste populatie in office mensen zijn.

In Dublin hebben ze een groter gebied met regio’s waar mensen remote werken én ook remote dingen mogen organiseren waardoor wij procentueel met meer dan de helft in office werken.

Dus als ik het goed begrijp wordt office experience en management daar wel echt ingezet als tool om talent aan te trekken?

Ja niet enkel de in office cultuur. Ook dat wel want alle andere kantoren zoals Facebook, LinkedIn zijn daar wel. Ze moeten wel concurreren en daardoor moeten ze heel veel aanbieden, maar wij willen dat ook doen omdat dat gewoon prettig is. We willen een sfeer creëren waar mensen graag en gemotiveerd komen werken.

Ik denk dat je daar wel in slaagt want ik heb hier al eens in de wandelgangen gehoord dat sommige mensen meer dan twee uur rijden om naar kantoor te komen. Dat is gek, zeker in een cultuur na corona waar mensen minder en minder naar kantoor komen.

Het is een bijzondere evolutie geweest want tijdens de COVID-periode moesten we thuis werken en hebben mensen ook die voordelen ontdekt. Maar na corona is hier toch gebleken dat de meeste mensen liefst naar kantoor komen. De vrijheid blijft bij HubSpot. Niemand wordt verplicht, iedereen kan kiezen in welke formule ze werken: ofwel remote ofwel flex of in office. Bij die keuze wordt er absoluut geen verloning gecompenseerd of geen oordeel over geveld. Iedereen doet naar eigen goeddunken. Hier in Gent merken we dat mensen ook al wonen ze verder weg, dat ze toch naar kantoor komen.

Als office manager speel je volgens mij daar dan toch wel een grote rol in. Hoe zorg je ervoor dat je kantoor de moeite waard is om die overstap te maken?

Ik wil echt niet alle credits voor mij nemen. Ik probeer er voor te zorgen dat iedereen hier zo goed mogelijk kan werken, maar het team is wat het is. Er is echt een grote cohesie en zin om met elkaar gewoon te werken en zin om met elkaar te werken. Ik denk dat het ook dat is. Het is gemakkelijker om te communiceren, maar wat wij aanbieden op kantoor: maandelijkse massages. Dat is met zo’n sign-up formule waarbij maandelijks een professional ons een halfuur komt masseren. We bieden ook ontbijt aan dus elke ochtend zijn hier allerlei soorten melk en granen. We hebben een pingpong tafel, sinds kort ook een Playstation. Daar wordt echt stevig op gespeeld tijdens lunchpauzes of om te ontspannen.

"Wij willen dat ook doen omdat dat gewoon prettig is. We willen een sfeer creëren waar mensen graag en gemotiveerd komen werken."

Zijn er daarboven op ook nog dingen die jullie écht uitzonderlijk hebben? Iets wat andere kantoren misschien niet inzetten?

Dan denk ik aan een online tool, een platform dat wij ter beschikking hebben. Het heet Modern Health. Dat is een website waar je acht sessies per jaar beroep kan doen op psychologische begeleiding van allerlei aard. Hoeft niet per sé werk gerelateerd te zijn. Mentaal welzijn wordt hier hoog in het vaandel gedragen

Dus jullie gaan er ook echt vanuit dat werknemers die goed in hun vel zitten, gelukkiger zijn en ook beter presteren dan uiteindelijk?

Ja, dat gevoel heb ik. Wat we ook doen dat ik heel bijzonder vindt, is dat we om de zoveel tijd een Hub Talk organiseren. Dan nodigen wij een spreker uit. Hier in België denk ik bijvoorbeeld aan Bashir Abdi. Scrhijvers, mensen in de modewereld, zelfs ooit eens The Monk Who Wears Heels. Dat zijn van die momenten buiten het werk, maar die mensen hebben vaak zo’n charisma of staan op zo’n speciale manier in het leven dat we daar ook van leren.